Un ataque de ransomware, un disco duro que falla, un empleado que borra una carpeta por error, un incendio en la oficina. Cualquiera de estos escenarios puede hacer que una empresa pierda años de datos en cuestión de minutos. La diferencia entre recuperarse en horas y no recuperarse nunca es tener — o no tener — una copia de seguridad que funcione.
Y aquí está el problema: muchas empresas creen que tienen backups pero nunca los han probado. El día que los necesitan descubren que llevan meses sin ejecutarse, que están corruptos o que solo guardan una parte de lo que necesitan.
La regla 3-2-1: el estándar del sector
La regla 3-2-1 es el punto de partida para cualquier estrategia de backup seria:
- 3 copias de tus datos (el original más dos backups).
- En 2 soportes diferentes (por ejemplo, disco externo y nube).
- 1 copia fuera de las instalaciones (nube o sede diferente).
El motivo de tener copias en dos soportes distintos es simple: si el edificio sufre un incendio o una inundación, el servidor y el disco externo que está en la misma sala desaparecen los dos. La copia en la nube sobrevive.
¿Qué datos hay que respaldar?
No todo tiene el mismo valor ni el mismo riesgo. Antes de configurar cualquier sistema de backup, conviene identificar qué datos son realmente críticos para la empresa:
- Datos de clientes y contratos: base de clientes, contratos firmados, historial de pedidos.
- Contabilidad y facturación: facturas emitidas y recibidas, libros contables, declaraciones fiscales.
- Documentación operativa: procedimientos internos, proyectos en curso, presupuestos.
- Email corporativo: frecuentemente olvidado, pero los buzones de correo contienen información crítica sobre negociaciones, acuerdos y comunicaciones con clientes.
- Configuraciones de sistemas: configuraciones de servidores, routers o software de gestión que serían difíciles de reconfigurar desde cero.
Los datos que no necesitan backup prioritario: archivos temporales, descargas, software instalable (se puede volver a descargar), caché del navegador.
¿Con qué frecuencia hacer el backup?
Depende de cuántos datos puede permitirse perder la empresa. En términos técnicos esto se llama RPO (Recovery Point Objective): el punto más antiguo al que se puede restaurar.
| Frecuencia | Pérdida máxima de datos | Para quién |
|---|---|---|
| Continuo / tiempo real | Minutos | Sistemas críticos 24/7 |
| Cada hora | 1 hora | Empresas con actividad constante |
| Diario (noche) | 1 día | Pymes estándar — la opción más habitual |
| Semanal | 1 semana | Mínimo aceptable para cualquier empresa |
Para la mayoría de pymes, un backup diario automático durante la noche es suficiente y asequible. Lo importante es que sea automático — los backups manuales se olvidan.
Cuánto tiempo conservar las copias
Un único backup que se sobreescribe cada día no sirve de mucho si el problema se detecta días después. Lo recomendable es mantener una retención escalonada:
- 7 copias diarias (última semana).
- 4 copias semanales (último mes).
- 12 copias mensuales (último año).
Este esquema permite recuperar datos de hace tres semanas si, por ejemplo, un archivo corrupto pasó desapercibido durante ese tiempo.
Herramientas para pymes
Existen opciones para todos los presupuestos:
- Microsoft OneDrive / SharePoint: si ya tienes Microsoft 365, OneDrive guarda automáticamente versiones anteriores de los archivos durante 30-180 días según el plan. Es un backup básico para documentos de oficina.
- Veeam Backup & Replication: solución profesional para respaldar servidores, máquinas virtuales y endpoints. Muy usada en pymes con servidor propio.
- Acronis Cyber Protect: combina backup con protección antimalware. Permite copias en local y en la nube desde una sola consola.
- Backup nativo de Windows Server: incluido en Windows Server, útil para entornos sencillos sin presupuesto para herramientas de terceros.
La parte que casi nadie hace: probar el backup
Tener un backup configurado no significa que funcione. Los backups fallan por múltiples motivos: errores silenciosos durante la copia, cambios en la estructura de archivos, permisos incorrectos, espacio insuficiente en destino.
La única forma de saber que el backup funciona es restaurar desde él y verificar que los datos son correctos. No hay otra. Lo recomendable:
- Prueba de restauración completa: una vez al año mínimo.
- Verificación de integridad: mensualmente, comprobando que los archivos del backup se pueden abrir y están completos.
- Revisar los logs del sistema de backup: semanalmente, para detectar errores antes de que se acumulen.
Backup y ransomware: lo que hay que tener en cuenta
El ransomware moderno ataca también las copias de seguridad. Antes de cifrar los archivos, busca y destruye o cifra los backups accesibles desde el mismo sistema. Por eso es fundamental que al menos una copia esté:
- Fuera de la red local (en la nube o en un soporte físico desconectado).
- Con acceso restringido — no todos los usuarios del sistema deberían poder borrar o modificar los backups.
- Con versiones inmutables si el sistema de backup lo permite (immutable backups): copias que no se pueden modificar ni borrar durante un período determinado.
Cómo empezar si ahora no tienes nada
El mejor momento para configurar un backup fue hace un año. El segundo mejor momento es hoy. Pasos mínimos para ponerse en marcha esta semana:
- Identifica los 3-5 carpetas o sistemas más críticos de tu empresa.
- Configura una copia automática diaria a la nube (OneDrive, Google Drive o similar).
- Añade una copia semanal a un disco externo que guardes fuera de la oficina.
- Programa un recordatorio mensual para revisar que el backup se está ejecutando.
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